メールマナー 大学
1.できればPCから送ろう
学生にとってはメール=携帯で送るものとなっているかとは思いますが。
携帯の設定によっては、返信しても迷惑メール扱いされて届かないことがあるのですよね。
添付ファイルを送りたいときにも何かと不便です。
基本、PCから送るようにしましょう。
2.簡潔かつ具体的な件名を必ずつけよう
ここ数週間で頂いたメールで言うと、件名なしの学生さん多数でしたね。
見落としてしまうことや、スパムメールだと思われることも。
また、「こんにちは」「ありがとうございました」など、シンプルすぎる件名も、
やはりスパムメールかと思ってしまいます。
「○○大学 ○○です 講演のお礼」など、シンプルで分かりやすいものにするといいですね。
3.送信元アドレスには要注意
3年生前半時点での学生のアドレスは、完全にプライベートアドレスです。
好きなアイドルやキャラクターの名前が入っていたりすることも。
携帯のアドレスなどは顕著ですね。
Loveなんて文字が入ったアドレスで、「こんにちは」など漠然なタイトルで送られた日には、
そりゃ、スパムメールかと思いますよね。
4.最初に相手の社名、部署名、役職、名前を書く
近い関係の方なら、名前だけでもいいですが。
部署名が長い場合は略しても大きな問題はないですが。
いきなりメール文を書かれると、なんだと思います。
5.名乗ろう
メールの件名か、最後の署名に書いてある名前を読むまで、
誰だか分からないという人が多数いました。
○○大学の○○ですと名乗りましょう。
6.認知経路を伝える
どこで連絡先を知ったのか、どこで接点があったのかを伝えましょう。
ここを教えて頂かないと不信に思ってしまいます。
7.OB・OG訪問の後や講演を聞いた後なら簡単な感想を伝える
簡単で構わないので、会って、話を聞いて感じたことなどを書きましょう。
長くなりすぎるのはよくないですが。
8.長くならないようにする
長くても1スクロールくらいですねぇ。
できればスクロールさせずに画面の半分くらいで読めるのが良いですね。
感想などを長文で伝えたいときは、簡潔に概要を書いた上で添付ファイルにするといいでしょう。
9.適宜、改行する
改行なしで書かれると読みづらいです。
10行以上の文字が続くと読みたくなくなりますね。
適宜、改行を入れていきましょう。
10.箇条書きを活用する
ぐっと読みやすくなります。
箇条書きには数字を活用するといいです。
相手側も返信する際に、「1については~」というように答えられるからです。
機種依存文字は使わず、1.2.や1)などを活用するといいです(①やⅠは機種依存文字です)。
11.返答を強要しない
ビジネスのメールではないのですから、
「○日までに返信してください」など、返答期限は設定しないでおきましょう。
お時間のあるときに教えて頂けると嬉しいです、くらいでいいと思います。
そもそも、必ず回答があると期待しすぎるのもよくないか、と。
相手の忙しさなども考慮しましょう。
12.正しい敬語、丁寧語をつかう
特に多いのは、二重敬語などになっていて文章が崩壊しているパターンなどです。
このあたりは、ビジネスマナーに関する本、サイトで学びましょう。
13.実は失礼な言い回しになっていないか注意する
相手に行動を促す際に「下さい」は使ってはいけません。
「バナナを一房下さい」など、物を買う、もらう時ならいいですが。
何かを依頼するときや、敬意を表す尊敬・丁寧表現の場合は、「下」は使いません。
また、口頭では「御社」ですが、文面では「貴社」が正しいです。
14.署名をつける
これは相手との関係性にもよりますが。
署名が入っていて、そこに連絡先の電話番号などがあると、
メールよりも電話の方が早い場合や、微妙なニュアンスを伝えたい場合に便利です。
なお、署名はてんこ盛りにしすぎないようにしましょう。
15.返信がきたら短めの文章でお礼の返信をする
せっかくの返信ですから、お礼はしましょう。
ただし、軽くでOKです。
16.原則、メールは転送しない
ビジネスの場などではない限り、メールは軽々しく転送しない方がいいです。
個人情報の流出、妙な誤解など、トラブルのもとです。
メールやり取りの際のポイント2 :メール内容編
17.軽く調べてから質問する
例えば、「PDCAとはどういう意味ですか?」と質問してきた学生がいました。
5秒あれば調べられるレベルのことだと思います。
一度調べて、分からない点、より詳しく知りたい点を質問しましょう。
18.自虐的・ネガティブにならない
「私のくだらない質問に答えていただくなんて申し訳ないですが」
「私のような人間に答えてくれるのは恐縮ですが」など、
自虐的になったり、自分を卑下するのはやめましょう。
実はこれは、相手を傷つけたり、侮辱しています。
また、就活が大変なことはよく分かりますし、気分が落ちることもあるかと思いますが、
初めてのメールでネガティブな感情をぶちまけられた方に、
頑張って返信しようという気はなかなかおこらないものです、普通の場合は。
私はそれでも返信しますが...。
19.倫理観を疑うようなことはメールで質問しない
関係性が構築される前に、倫理観を疑うようなことを質問されると、
嫌な気分になるものです。
例えば「面接ではウソを言おうと思うのですが、いかがでしょうか?」
「就活仲間を作りたいが、いいように利用されるのが怖いのですが」などです。
相手の気持ちを考えてみましょう。
このブログを読んで、僕は、専門学校生ですがメールを送る機会があればこのことを
気を付けたいと思います。